Analiza przedwdrożeniowa w projekcie ecommerce, czyli po co to komu?

Każdy projekt budowy platformy e-commerce rozpoczynamy od wykonania analizy przedwdrożeniowej. Najogólniej rzecz ujmując jest to obszerny dokument, który zawiera specyfikację wdrożenia, tj. m.in. wymagania funkcjonalne, opis rynku, na którym działa Klient, harmonogram działań oraz kosztorys. Przygotowanie takiego dokumentu trwa około 2-3 tygodni, w zależności od stopnia złożoności projektu.

Kto potrzebuje, a kto nie potrzebuje analizy?

Niektórzy uważają, że bez analizy przedwdrożeniowej nie da się zrealizować projektu IT. Czy faktycznie tak jest? Są firmy, w których nie ma potrzeby przygotowywania takiego dokumentu przez zewnętrznego dostawcę usługi e-commerce.

Kto nie potrzebuje analizy przedwdrożeniowej?

  • Mikroprzedsiębiorstwa, które nie mają sformalizowanych procedur i procesów
  • Firmy chcące wdrażać szablonowe oprogramowanie o dużej powtarzalności i z dużymi możliwościami “wyklinania” ustawień spośród kilkudziesięciu gotowych.
  • Firma, która pilnie potrzebuje wdrożyć oprogramowanie oraz gotowa jest przeprowadzić wdrożenie bez analizy, podejmując tym samym ryzyko powstania błędów.
  • Firmy, które mają duże doświadczenie w IT i są w stanie samodzielnie przygotować specyfikację wdrożenia e-commerce. W takim przypadku jest to analiza przedwdrożeniowa, ale przygotowana nie przez firmę wdrażającą ecommerce, a przez Klienta.

Kto potrzebuje analizy?

Wykonanie analizy przedwdrożeniowej konieczne jest w każdej firmie, która nie jest w stanie sama wyspecyfikować jaki ma być jej przyszły e-commerce oraz jak mają działać poszczególne elementy systemu, tak aby firma wdrażająca mogła na tej podstawie to wykonać. Analiza w tym przypadku to przełożenie wyobrażeń o e-commerce, które mają Klienci, na język programowania, grafiki i usability.

 

Jak bardzo jest szczegółowa?

Przygotowanie analizy rozpoczynamy od poruszenia dość ogólnych obszarów, jak np. cele projektu czy charakterystyka branży, użytkowników i organizacji. Właściwe opracowanie tych elementów ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej realizacji dalszych bardziej szczegółowych części, a także ostatecznej realizacji poszczególnych wymagań.

Fragmenty bardziej szczegółowe, tj. związane z wymaganiami funkcjonalnymi i jakościowymi opisywane są dużo bardziej szczegółowo, zwłaszcza, jeśli pojawiają się wymagania, które nigdy nie były realizowane przez nas u innego Klienta. Wtedy konieczna jest bardzo zaawansowana analiza, zawierająca elementy realizacji projektu tj. opis analityczny, prototypy działania danej funkcjonalności, odpowiednio dobrane narzędzia, fragmenty kodu itd.

Zatem oprócz zebranych wymagań, czyli tego CO ma być wdrożone, analiza zawiera informacje JAK to będzie wdrożone.

W przypadku wymagań szablonowych i nieskomplikowanych programistycznie możliwe jest przygotowanie opisu na podstawie wcześniej wykonanych realizacji.

 

Jak powstaje analiza?

1. Spotkanie inicjujące/ startowe –> zdefiniowanie podstaw projektu
Pierwsze co robimy razem z Klientem to ustalamy cel projektu oraz jakie są procesy biznesowe, które ma obsługiwać e-commerce. Na tym etapie po stronie Klienta w ustaleniach powinna uczestniczyć i je zatwierdzać osoba decyzyjna i finansująca projekt. W mniejszych firmach może to być również późniejszy kierownik projektu, natomiast w dużych firmach jest to zazwyczaj właściciel firmy/ prezes zarządu.
Z tą osobą ustalana jest komunikacja oraz osoby uczestniczące w projekcie tj. kierownik projektu oraz dodatkowe osoby biorące udział w poszczególnych etapach.

2. Zbieranie informacji do analizy
W zależności od wielkości organizacji – konieczna jest rozmowa z kilkoma osobami (w przypadku małych firm) lub z wieloma (w przypadku dużych organizacji) oraz obserwacja poszczególnych procesów biznesowych “na żywo” np. sposób przekazywania informacji o realizacji zamówień, wygląd poszczególnych dokumentów itp.
Bardzo często jest tak, że kierownik projektu inaczej opisuje procesy, a inaczej wygląda ich realizacja w rzeczywistości. Im większa organizacja, tym więcej jest etapów przygotowania analizy.

3. Przygotowanie dokumentacji
Po zebraniu informacji tworzona jest dokumentacja zawierająca wymagania, które następnie konsultowane są z analitykami oraz działem technicznym tj. programistami, grafikami, testerami. Przygotowują oni częściowe rozwiązania poszczególnych wymagań np. prototypy, makiety, fragmenty kodu itp. Opracowywane są także harmonogram i budżet oraz dokument w ostatecznej formie dla Klienta.

4. Zatwierdzenie przez Klienta
Ostatnim etapem jest weryfikacja analizy przez Klienta, wprowadzenie ewentualnych zmian i poprawek, po czym następuje zatwierdzenie.

Koszt i wartość.

Jakie są koszty przygotowania analizy i od czego zależą?

Koszty przygotowania analizy zależą od wielkości organizacji oraz powtarzalności projektu. W przypadku start-upów, które mają kilku pracowników oraz nieskomplikowane procesy biznesowe, a tym samym niewielkie potrzeby funkcjonalne, czas przygotowania analizy wynosi ok. tygodnia, natomiast koszt będzie oscylował w okolicy 3 tys. zł.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku dużych firm, gdzie czas potrzebny na przeprowadzenie spotkań, analiz oraz spisanie wszystkiego w formie dokumentów może wynieść nawet miesiąc oraz kosztować ok. 12 tys zł.

Jaka jest wartość analizy?

  • Zmniejszenie ryzyka – na tym etapie łatwo się wycofać, dlatego przy dużej skali projektów, wartych np. 300 tys zł wykonanie analizy za 12 tys. zł znacząco zmniejsza ryzyko niepowodzenia projektu.
  • Przepływ know-how – Klient doskonale zna swoją branżę, a my doskonale znamy e-commerce. Tylko w sytuacji połączenia i przepływu wiedzy z tych dwóch obszarów, możliwe jest wdrożenie sklepu internetowego z sukcesem. Będąc ekspertami w obszarze e-commerce, nie jesteśmy z stanie zaproponować odpowiednich narzędzi sprzedaży on-line, bez wiedzy nt. branży w jakiej porusza się Klient oraz specyfiki sprzedaży jego produktów na danym rynku do danej grupy odbiorców.
    To samo działa w drugą stronę – w momencie, gdy my przekazujemy naszemu Klientowi wiedzę nt. e-commerce, jest on w stanie ocenić, które z proponowanych rozwiązań sprawdzą się w jego branży, a które nie.
  • Zmniejszenie kosztów – po zebraniu wszystkich wymagań, a także znając potrzeby i koszty poszczególnych funkcjonalności łatwiej jest podjąć kroki i decyzje związane z “cięciem” kosztów. W toku prac analitycznych możliwe jest znalezienie rozwiązań optymalnych, zadowalających obie strony projektu.
  • Punkt odniesienia do wyboru dostawcy – tylko na podstawie dokumentacji przygotowanej językiem zrozumiałym dla całej branży IT, możliwe jest także konfrontowanie ofert innych dostawców. Bez posiadania takiej “bazy” Klient otrzyma z rynku oferty o bardzo dużym rozstrzale cenowym i jakościowym, gdyż każdy dostawca te same wymagania będzie wyceniać inaczej.

 

cdn

 

Z analitycznym pozdrowieniem,

Best.net Team

best.net