Analiza przedwdrożeniowa – z czego się składa? cz. I

O tym czym jest analiza przedwdrożeniowa w projekcie e-commerce pisaliśmy tutaj, natomiast w tym artykule idziemy o krok dalej i wyjaśniamy z jakich elementów powinna składać się profesjonalna analiza przygotowywana przed rozpoczęciem wdrożenia platformy e-commerce.

 

Komunikacja

Analiza jest dokumentem, w którym należy określić kto ma dostęp do poszczególnych informacji w projekcie i na którym etapie, gdyż duża ilość uczestników projektu może powodować problemy komunikacyjne lub błędy w codziennej komunikacji, a także tarcia związane z rozbieżnością interesów poszczególnych osób.

Oprócz pracowników firmy Klienta oraz firmy wdrażającej e-commerce, w projekcie mogą uczestniczyć podwykonawcy lub firmy, z którymi wykonywane są integracje, np. ERP, w stosunku do których również należy ustalić zakres dostępu do przebiegu projektu. Nie możemy zapominać także o określeniu sposobu i zakresu komunikacji z otoczeniem, tj. np. z poprzednim dostawcą platformy e-commerce oraz z innymi Klientami.

Należy wskazać także Project Managerów oraz inne osoby decyzyjne, wraz z danymi kontaktowymi, po stronie każdej z firm biorących udział we wdrożeniu oraz narzędzia, za pomocą których się komunikują np. w przypadku Best.net jest to aplikacja Redmine, która pozwala na prowadzenie transparentnej i przejrzystej pracy nad projektem.

 

Cel projektu

Najważniejsze w rozpoczęciu prac wdrożeniowych e-commerce jest zdefiniowanie celu projektu, czyli po co chcemy mieć e-commerce oraz co chcemy dzięki e-commerce osiągnąć?

Klienci zazwyczaj mają wyobrażenia o tym jak system będzie działał, ale nie uświadamiają sobie jakie problemy ma rozwiązać czy w którą stronę ma rozwijać ich biznes.

Znalezienie odpowiedzi na pytanie jaki jest CEL jest kluczowe dla powodzenia całego wdrożenia.

Jeśli firma wdrażająca dowie się, jak coś ma działać, to wykona to tak, że będzie to działać dokładnie w ten sposób. Jeśli jednak dowie się po co, dlaczego i jaki jest cel, zmienia to zupełnie optykę działania, gdyż pod kątem określonego celu ustalana jest specyfikacja całego systemu oraz dopasowywane są odpowiednie funkcjonalności, zaś po jakimś czasie możliwe jest zmierzenie w jakim stopniu cel został osiągnięty.

Dodatkowo ludzie pracujący nad projektem, od analityków, przez project managerów, aż do back-end developerów, znając jego cel, są w stanie sami podejmować decyzje, dobierać odpowiedni narzędzia i środki.

 

Charakterystyka użytkowników

Najprostszą charakterystyką użytkownika jest utworzenie profilu zawierającego informacje kim on jest.

Rodzaje użytkowników:

  • Konsument docelowy (B2C)
  • Klient biznesowy (B2B)
  • Administratorzy platformy – Dział Obsługi Klienta, Dział Handlowy, Magazyn, Dział Marketingu

Profil tworzony jest dla każdej z grup po to, aby:

  1. wszyscy użytkownicy projektu pamiętali kto będzie używał system w przyszłości
  2. wymagania funkcjonalne tworzone były z uwzględnieniem ich charakterystyki oraz potrzeb, np. wymaganiem funkcjonalnym może być możliwość wyciągnięcia z systemu informacji nt. tras transportu zamówień do Klientów. Wymaganie to może być szczególnie istotne dla pracowników magazynu, Działu obsługi klienta oraz Działu marketingu np. by możliwe było wyeksportowanie danych o lokalizacjach, datach, godzinach składania zamówień do systemu

W systemach B2B tworzy się profile na dość dużym poziomie ogólności, dużo bardziej szczegółowe są charakterystyki w przypadku platform B2C, gdzie duże znaczenie mają emocje użytkowników, trendy, elastyczność w podejściu do komunikacji z Klientami. Tworzona jest persona, która ma imię, nazwisko, określone szczegółowo cechy demograficzne, nawyki, przyzwyczajenia zawodowe i upodobania.

 

Charakterystyka organizacji

Znajomość organizacji, dla której ma być wdrożony system e-commerce jest kluczowa oraz pozwala na rozpoczynanie projektu z dużo większą świadomością.

Każdy z działów firmy, który będzie użytkownikiem e-commerce ma inne wymagania oraz potrzeby. Należy dogłębnie się z nimi zapoznać i na każdym etapie projektowania pamiętać o nich, np. dział handlowy i proces biznesowy jakim jest ofertowanie na różne rynki lub dział marketingu i różne rynki wymagające innych narzędzi komunikacyjnych.

Dodatkowo w tym fragmencie analizy warto umieścić informacje na temat tego z kim konsultowane powinny być poszczególne zmiany w realizacji projektu.

 

Charakterystyka branży

Wielkość rynku – znając wielkość rynku, na którym się poruszamy, wiemy na co kłaść nacisk projektując serwis.
Przykład: w przypadku małego niszowego rynku nie warto przeznaczać dużych nakładów finansowych na wydajność serwisu, jeśli wiemy, że dziennie możemy się spodziewać maksymalnie ok. 10 zamówień, natomiast należy skupić się na wizualnej stronie serwisu, użyteczności i komunikacji marketingowej z Klientami.
W przypadku ogromnego rynku należy w pierwszej kolejności skupić się na wydajności systemu, wydajności integracji itp.

Trendy na rynku – w trakcie przygotowywania analizy warto zebrać od Klienta informacje nt. trendów obecnych na rynku, natomiast później obie strony powinny nadal je śledzić, by wiedzieć w którą stronę rozwijać aplikację.
Podczas prac wdrożeniowych, które trwają czasami pół roku lub nawet dłużej, zachodzą zmiany w otoczeniu firmy np. w przepisach księgowych, w prawie handlowym, pojawiają się nowe narzędzia w marketingu lub zmieniają się trendy dotyczące preferencji Konsumentów np. konsumenci zaczynają chętniej wybierać produkty polskiej lub europejskiej produkcji, produkcja chińska zaczyna być powszechnie uważana za słabą jakościowo. Warto stawiać na te aspekty w komunikacji z Klientami, zarówno online, jak i offline.

Konkurencja i przewagi konkurencyjne – konieczne jest określenie przewag konkurencyjnych, aby odpowiednio je wyeksponować i podkreślać w komunikacji z Użytkownikami, np. możliwość zaoferowania niskich cen, dzięki stosowaniu w firmie zaawansowanego systemu monitorowania i zarządzania cenami, szybkie dostawy, sposób pakowania, różnice w jakości towarów, które warto podkreślać na karcie produktu.

 

 

 

CDN

 

best.net