Migracja sklepu internetowego, czyli jak przenieść e-sklep na nową platformę?

Szacunkowy czas na przeczytanie artykułu: 8 minut

W momencie, gdy startujemy z nowym projektem e-commerce, planujemy wszystko od zera, a ogranicza nas jedynie czas, pieniądze i nasza wyobraźnia. Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy w działającym już sklepie internetowym zmieniamy oprogramowanie. Uruchamiając nową platformę musimy pamiętać o poprzedniej.

Plusy i minusy aktualnej platformy

Fakt, że zmieniamy platformę nie oznacza, że nic w niej nie działa. Z pewnością są w tej platformie dobrze zaprojektowane funkcje, które świetnie sprawdzają się w naszym sklepie. Ale są też takie, których nam brakuje lub po prostu działają źle. Przygotowanie listy słabych i mocnych stron aktualnej platformy może być zdecydowanie pomocne w wyborze nowego oprogramowania i prawidłowym jego wdrożeniu.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę w projekcie migracji na nową platformę? 

  • Komunikacja w projekcie
  • Czas migracji
  • SEO/Marketing
  • Księgowość
  • Integracje
  • Migracja danych
  • Hosting
  • Dane osobowe RODO

Komunikacja w projekcie

Niby oczywiste, ale w IT nie ma rzeczy oczywistych. Ważnym jest, by zastanowić się – kto, co i kiedy będzie wiedział o zmianie.

  • Aktualny dostawca oprogramowania: w projekcie może być dla nas wsparciem lub problemem. Jeżeli od początku możemy zaangażować go w projekt w roli konsultanta, to odtworzenie niektórych funkcji będzie dla nas zdecydowanie łatwiejsze. Może być też tak, że jego motywacja do bieżącej obsługi aktualnej platformy zmniejszy się i w związku z tym będzie nam trudniej funkcjonować do czasu migracji. Natomiast w najgorszym z przypadków możemy mieć problem z dostępem do własnych baz danych i kodu aplikacji.
  • Pracownicy: dla pracowników nowy system to zmiana, a zmiany często wywołują obawy. Zaangażowanie pracowników w projekt (np. na etapie zbierania wymagań) i informowanie ich na bieżąco może zmniejszyć ich obawy, ale może także spowodować, że nowy projekt będzie trudniej utrzymać w tajemnicy. Należy także pamiętać o szkoleniach – jeżeli system obsługuje kilkadziesiąt osób, to szkolenia z obsługi będą stanowiły istotny element projektu.
  • Powiązani dostawcy: firmy obsługujące system ERP, płatności, dostawy, odpowiedzialne za pozyskiwanie ruchu, etc. powinny być informowane o zmianie. W niektórych przypadkach część z nich (np. firma obsługująca system ERP) będzie również brała udział w projekcie.
  • Klienci: przygotuj ich na zmianę, docenią to! W przypadku gdy zmiana jest tylko ewolucją, czyli wdrażamy nowy sklep, ale będzie on przypominał poprzedni – zmieniony zostanie tylko layout i funkcjonalność, a dużo elementów będzie nadal spójnych – to stali Klienci szybko się w nim odnajdą. Natomiast jeżeli robimy rewolucję to Klienci muszą się o niej dowiedzieć przynajmniej chwilę wcześniej, tak by nie byli zaskoczeni.

Czas migracji, czyli kiedy będziemy migrować?

Migracja i wdrożenie od zera różnią się od siebie również pod względem czasu uruchomienia produkcyjnego nowej platformy. W obu przypadkach mamy do czynienia z sezonowością i powiązanymi projektami. Dodatkowo migracja wymaga od nas przełączenia się z jednej aplikacji na drugą w kilka godzin.

Sezonowość w e-commerce występuje w większości sklepów, niezależnie od tego, czy jest to B2B czy B2C. W przypadku B2C największy boom odnotowywany jest w okresie przed Świętami. Dodatkowo, w zależności od branży, pojawiają się inne sezony.

  • Branża upominkowa: okazje tj.: Dzień Babci, Dzień Matki, Walentynki, etc.
  • Branża budowlana: tutaj zapotrzebowanie na towar zmienia się w zależności od pogody.

Warto zaplanować migrację przed sezonem, ale zostawić sobie także duży margines czasu. Przykładowo, jeżeli myślimy o Świętach w grudniu, uruchomienie nowej wersji ustalamy na wrzesień. Pozwoli to na przygotowanie planu działań marketingowych i nauczenie się nowego systemu.

Ustalając termin przenoszenia e-sklepu na nową platformę, należy także uwzględnić terminy powiązanych projektów. Coraz częściej jest tak, że platforma sklepowa jest zmieniana w momencie, gdy Klient rozbudowuje magazyn lub gdy wdraża nowy system ERP. Na etapie planowania takiego projektu jak nowy system ERP lub nowy magazyn (i WMS) trzeba pamiętać o integracji z e-commerce. Dostawcy równolegle realizowanych projektów zdecydowanie powinni ustalić zakres i technologię integracji przed rozpoczęciem prac.

SEO/Marketing

W momencie migracji należy też pamiętać o zmianach związanych z SEO i marketingiem. Każdy z produktów, każda z kategorii w e-sklepie ma swój indywidualny adres URL. W różnych platformach adresy te są różnie skonstruowane, dlatego też należy zwrócić na to uwagę, by nie stracić ruchu organicznego i pozycji w Google. Zadbajmy o to, aby Użytkownik wchodząc na stary adres kategorii lub towaru został przekierowany na ich nowe adresy, a nie na stronę główną lub na stronę błędu 404.

Pamiętajmy też o linkach w kampaniach płatnych (czyli w tych, w których płacimy za ruch i Użytkownicy są kierowani na odpowiednie strony w naszym sklepie). One również powinny być zaktualizowane. Należy pamiętać o tym, że nie tylko sama aplikacja się zmienia, ale zmienione powinno być wszystko to, co jest z tą aplikacją połączone.

Kupony i promocje praktycznie w każdym systemie e-commerce są konfigurowane i naliczane inaczej. Jeżeli planujemy nowe kampanie promocyjne i nowe kupony, to uwzględnijmy w tych planach datę migracji i nie organizujmy kampanii, które mają działać identycznie w obu platformach.

Księgowość

Dokumenty księgowe (faktury i paragony) mogą być generowane w sklepie lub w zintegrowanym programie księgowym.

W pierwszym z przypadków powinniśmy zwrócić uwagę na zachowanie ciągłości numeracji i zapewnienie dostępu do dokumentów z poprzedniej platformy (np. w przypadku korekt, duplikatów, etc.). Jeżeli natomiast nasz e-commerce jest zintegrowany z oprogramowaniem do księgowości, trzeba szczegółowo przeanalizować sposób naliczania podatku VAT (od netto/od brutto, stawki, zaokrąglenia) i przekazywania danych do oprogramowania księgowego (bowiem każda integracja wygląda inaczej).

Integracje

Teoretycznie wystarczy porównać, czy nowe oprogramowanie ma dostępne te same integracje/interfejsy, co nasza aktualna aplikacja e-commerce. W praktyce nie jest to jednak takie proste, bo każda integracja zmiania się w czasie. Jeżeli nasza aplikacja była zintegrowana z Kurierem czy płatnościami przykładowo 6 lat temu, to w tym czasie powstało już prawdopodobnie nowe, niekoniecznie bardziej rozbudowane i kompatybilne wstecz API.

Ciekawym przykładem może być tutaj np. usługa DHL Parcel, która w niektórych krajach UE korzysta z tego samego API, którym integrujemy przesyłki kurierskie. Natomiast w pozostałych (np. w Polsce) wymaga zastosowania innego API. 

Innym, ciekawym przykładem jest usługa DPD pozwalająca na monitorowanie zdarzeń o przesyłkach. Jest ona przygotowana w dwóch wersjach, działających w zupełnie inny sposób, z których jeden jest prostszy w implementacji, ale pochłania większe zasoby sprzętowe.

Migracja danych

Jest to jeden z kluczowych elementów projektu migracji na nowe oprogramowanie. Przez lata w naszym systemie zgromadziliśmy wiele informacji o Klientach, zamówieniach, towarach, itd. Zakładamy, że chcemy aby Klienci mieli dostęp do tych danych w nowej platformie, dlatego też trzeba je skopiować.

Co najczęściej przenosimy?

  • Klienci,
  • Zamówienia,
  • Towary,
  • Kategorie.

Czego natomiast nie przenosimy?

  • Historia zmian w obiektach, np. historia edycji konta Klienta, lub historia zmian statusów zamówień. Migracja jest kosztowna, a to są dane historyczne. Wystarczy, że zostawimy do wglądu kopię starego systemu.
  • Strony statyczne (np. regulamin, kontakt). O wiele łatwiej jest je stworzyć od zera w nowym systemie, gdyż wymagane jest nowe formatowanie treści w nowym interfejsie.
  • Kampanie/kupony promocyjne – tutaj można zaplanować zakończenie promocji przed uruchomieniem nowego systemu.

Warto zwrócić uwagę na mapowanie danych i hasła Klientów. W każdym systemie hasła szyfrowane są w inny sposób. Jeżeli nie mamy wsparcia aktualnego dostawcy, ich migracja może być problematyczna. Trudno jest też wyobrazić sobie sytuację, w której wymagamy od wszystkich Klientów, by zmienili swoje hasła.

Mapowanie danych jest czasochłonnym procesem wymagającym precyzji. Możemy założyć, że w przeciętnym sklepie wykorzystujemy około 300 parametrów takich jak: Imię, Nazwisko, Telefon, Nazwa towaru, Opis towaru, itd. Każdy z tych parametrów należy zweryfikować pod kątem implementacji w nowym systemie, ponieważ mogą się od siebie znacząco różnić, i nie da się ich tak po prostu skopiować 1 do 1. Przykłady:

  • W starym sklepie adresy mamy zapisane jako jedno pole: Ulica z numerem. Natomiast w nowym systemie adres jest rozbity na 3 pola: Ulica, Numer domu, Numer lokalu (niektórzy operatorzy logistyczni wymagają takiego formatu).
  • W starym sklepie pole z numerem telefonu nie było walidowane i dopuszczało wpisanie dowolnej ilości cyfr. W nowym systemie numer telefonu jest natomiast sprawdzany pod względem poprawności składni.

Ciekawym przykładem mapowania są statusy zamówienia. Na przykład w sytuacji, kiedy w jednym systemie mamy jeden parametr: “Status zamówienia”, a w drugim trzy parametry: “Status zamówienia”, “Status płatności” i “Status dostawy”. Wtedy też mapowanie obejmujące “tylko” status może wyglądać jak na przykładzie poniżej (w całości ma on 35 pozycji).

Hosting

Warto pamiętać, że hosting to nie tylko serwer www, ale również domeny, certyfikaty SSL, konta pocztowe, konta ftp. Jeżeli wszystkim zarządza jeden dostawca, to możemy szybko zidentyfikować wszystkie zasoby. Ale jeżeli zamawialiśmy różne usługi u różnych dostawców, to może nam coś umknąć – warto wtedy rzucić okiem na faktury kosztowe.

Po migracji sklepu na nowe oprogramowanie (ustawione często na nowej infrastrukturze sprzętowej) pamiętajmy o backupie starego sklepu, i rozważmy utrzymanie wersji archiwalnej do wglądu przez kilka miesięcy.

Dane osobowe RODO

Jeżeli w wyniku procesu migracji dane będą przechowywane w innym miejscu, będą przetwarzane przez inne firmy i zabezpieczone w inny sposób to pamiętajmy, że czeka nas także powrót do tematu RODO.

Jak widać, kwestii związanych z migracją e-sklepu na nową platformę jest wiele. Należy o nich koniecznie pamiętać. Mamy nadzieję, że powyższy poradnik będzie dla Ciebie przydatny oraz że dzięki niemu uda Ci się zaplanować i zrealizować ten projekt bez najmniejszego problemu.

Jeżeli masz jakieś pytania odnośnie migracji, lub chciałabyś/chciałbyś przenieść swój e-sklep na platformę Extreme Commerce – zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania. 

Avatar
best.net

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *