Analiza przedwdrożeniowa – co to jest i z czego się składa?

Spis treści:

  1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa
    1. 1. Kto potrzebuje, a kto nie potrzebuje analizy?
    2. 2. Jak bardzo jest szczegółowa?
    3. 3. Jak powstaje analiza?
    4. 4. Koszt i wartość analizy.
  2. Z czego się składa analiza przedwdrożeniowa?
    1. 1. Komunikacja
    2. 2. Cel projektu
    3. 3. Charakterystyka użytkowników
    4. 4. Procesy biznesowe
    5. 5. Wymagania funkcjonalne
    6. 6. Wymagania jakościowe
    7. 7. Interfejsy użytkownika
    8. 8. Interfejsy programowe
    9. 9. Interfejsy sprzętowe
    10. 10. Ograniczenia
    11. 11. Testy
    12. 12. Podsumowanie
  3. Przykładowy harmonogram przygotowania analizy przedwdrożeniowej

1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Każdy projekt budowy platformy e-commerce B2C lub B2B rozpoczynamy w Best.net od wykonania analizy przedwdrożeniowej. Najogólniej rzecz ujmując jest to obszerny dokument, który zawiera specyfikację wdrożenia tzn. m.in. wymagania funkcjonalne, opis rynku, na którym działa Klient, harmonogram działań oraz kosztorys.

Przygotowanie takiego dokumentu trwa około 2-3 tygodni, w zależności od stopnia złożoności projektu.

1.1. Kto potrzebuje, a kto nie potrzebuje analizy?

Niektórzy uważają, że bez analizy przedwdrożeniowej nie da się zrealizować projektu IT. Czy faktycznie tak jest? Są firmy, w których nie ma potrzeby przygotowywania takiego dokumentu przez zewnętrznego dostawcę usługi e-commerce.

Kto nie potrzebuje analizy przedwdrożeniowej?

  • Mikroprzedsiębiorstwa, które nie mają sformalizowanych procedur i procesów
  • Firmy chcące wdrażać szablonowe oprogramowanie o dużej powtarzalności i z dużymi możliwościami “wyklinania” ustawień spośród kilkudziesięciu gotowych.
  • Firma, która pilnie potrzebuje wdrożyć oprogramowanie oraz gotowa jest przeprowadzić wdrożenie bez analizy, podejmując tym samym ryzyko powstania błędów.
  • Firmy, które mają duże doświadczenie w IT i są w stanie samodzielnie przygotować specyfikację wdrożenia e-commerce. W takim przypadku jest to analiza przedwdrożeniowa, ale przygotowana nie przez firmę wdrażającą ecommerce, a przez Klienta.

Kto potrzebuje analizy?

Wykonanie analizy przedwdrożeniowej konieczne jest w każdej firmie, która nie jest w stanie sama wyspecyfikować jaki ma być jej przyszły e-commerce oraz jak mają działać poszczególne elementy systemu, tak aby firma wdrażająca mogła na tej podstawie to wykonać. Analiza w tym przypadku to przełożenie wyobrażeń o e-commerce, które mają Klienci, na język programowania, grafiki i usability.

1.2. Jak bardzo jest szczegółowa?

Przygotowanie analizy rozpoczynamy od poruszenia dość ogólnych obszarów, jak np. cele projektu czy charakterystyka branży, użytkowników i organizacji. Właściwe opracowanie tych elementów ma kluczowe znaczenie dla prawidłowej realizacji dalszych bardziej szczegółowych części, a także ostatecznej realizacji poszczególnych wymagań.

Fragmenty bardziej szczegółowe, tj. związane z wymaganiami funkcjonalnymi i jakościowymi opisywane są dużo bardziej szczegółowo, zwłaszcza, jeśli pojawiają się wymagania, które nigdy nie były realizowane przez nas u innego Klienta. Wtedy konieczna jest bardzo zaawansowana analiza, zawierająca elementy realizacji projektu tj. opis analityczny, prototypy działania danej funkcjonalności, odpowiednio dobrane narzędzia, fragmenty kodu itd.

Zatem oprócz zebranych wymagań, czyli tego CO ma być wdrożone, analiza zawiera informacje JAK to będzie wdrożone.

W przypadku wymagań szablonowych i nieskomplikowanych programistycznie możliwe jest przygotowanie opisu na podstawie wcześniej wykonanych realizacji.

1.3. Jak powstaje analiza?

1. Spotkanie inicjujące/ startowe –> zdefiniowanie podstaw projektu

Pierwsze co robimy razem z Klientem to ustalamy cel projektu oraz jakie są procesy biznesowe, które ma obsługiwać e-commerce. Na tym etapie po stronie Klienta w ustaleniach powinna uczestniczyć i je zatwierdzać osoba decyzyjna i finansująca projekt. W mniejszych firmach może to być również późniejszy kierownik projektu, natomiast w dużych firmach jest to zazwyczaj właściciel firmy/ prezes zarządu. Z tą osobą ustalana jest komunikacja oraz osoby uczestniczące w projekcie tj. kierownik projektu oraz dodatkowe osoby biorące udział w poszczególnych etapach.

2. Zbieranie informacji do analizy

W zależności od wielkości organizacji – konieczna jest rozmowa z kilkoma osobami (w przypadku małych firm) lub z wieloma (w przypadku dużych organizacji) oraz obserwacja poszczególnych procesów biznesowych “na żywo” np. sposób przekazywania informacji o realizacji zamówień, wygląd poszczególnych dokumentów itp. Bardzo często jest tak, że kierownik projektu inaczej opisuje procesy, a inaczej wygląda ich realizacja w rzeczywistości. Im większa organizacja, tym więcej jest etapów przygotowania analizy.

3. Przygotowanie dokumentacji

Po zebraniu informacji tworzona jest dokumentacja zawierająca wymagania, które następnie konsultowane są z analitykami oraz działem technicznym tj. programistami, grafikami, testerami. Przygotowują oni częściowe rozwiązania poszczególnych wymagań np. prototypy, makiety, fragmenty kodu itp. Opracowywane są także harmonogram i budżet oraz dokument w ostatecznej formie dla Klienta.

4. Zatwierdzenie przez Klienta

Ostatnim etapem jest weryfikacja analizy przez Klienta, wprowadzenie ewentualnych zmian i poprawek, po czym następuje zatwierdzenie.

1.4. Koszt i wartość.

Jakie są koszty przygotowania analizy i od czego zależą?

Koszty przygotowania analizy zależą od wielkości organizacji oraz powtarzalności projektu. W przypadku start-upów, które mają kilku pracowników oraz nieskomplikowane procesy biznesowe, a tym samym niewielkie potrzeby funkcjonalne, czas przygotowania analizy wynosi ok. tygodnia, natomiast koszt będzie oscylował w okolicy 3 tys. zł.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku dużych firm, gdzie czas potrzebny na przeprowadzenie spotkań, analiz oraz spisanie wszystkiego w formie dokumentów może wynieść nawet miesiąc oraz kosztować ok. 12 tys zł.

Jaka jest wartość analizy?
  • Zmniejszenie ryzyka – na tym etapie łatwo się wycofać, dlatego przy dużej skali projektów, wartych np. 300 tys zł wykonanie analizy za 12 tys. zł znacząco zmniejsza ryzyko niepowodzenia projektu.
  • Przepływ know-how – Klient doskonale zna swoją branżę, a my doskonale znamy e-commerce. Tylko w sytuacji połączenia i przepływu wiedzy z tych dwóch obszarów, możliwe jest wdrożenie sklepu internetowego z sukcesem. Będąc ekspertami w obszarze e-commerce, nie jesteśmy z stanie zaproponować odpowiednich narzędzi sprzedaży on-line, bez wiedzy nt. branży w jakiej porusza się Klient oraz specyfiki sprzedaży jego produktów na danym rynku do danej grupy odbiorców. To samo działa w drugą stronę – w momencie, gdy my przekazujemy naszemu Klientowi wiedzę nt. e-commerce, jest on w stanie ocenić, które z proponowanych rozwiązań sprawdzą się w jego branży, a które nie.
  • Zmniejszenie kosztów – po zebraniu wszystkich wymagań, a także znając potrzeby i koszty poszczególnych funkcjonalności łatwiej jest podjąć kroki i decyzje związane z “cięciem” kosztów. W toku prac analitycznych możliwe jest znalezienie rozwiązań optymalnych, zadowalających obie strony projektu.
  • Punkt odniesienia do wyboru dostawcy – tylko na podstawie dokumentacji przygotowanej językiem zrozumiałym dla całej branży IT, możliwe jest także konfrontowanie ofert innych dostawców. Bez posiadania takiej “bazy” Klient otrzyma z rynku oferty o bardzo dużym rozstrzale cenowym i jakościowym, gdyż każdy dostawca te same wymagania będzie wyceniać inaczej.

2. Z czego się składa analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to dość obszerny dokument, który zawiera takie elementy jak: komunikacja, cel projektu, charakterystyka użytkowników, organizacji oraz branży, procesy biznesowe, wymagania funkcjonalne i jakościowe, interfejsy użytkownika, programowe i sprzętowe, a także ograniczenia, testy oraz podsumowanie projektu. Dużo tego, hmm?

2.1. Komunikacja

Analiza jest dokumentem, w którym należy określić kto ma dostęp do poszczególnych informacji w projekcie i na którym etapie, gdyż duża ilość uczestników projektu może powodować problemy komunikacyjne lub błędy w codziennej komunikacji, a także tarcia związane z rozbieżnością interesów poszczególnych osób.

Oprócz pracowników firmy Klienta oraz firmy wdrażającej e-commerce, w projekcie mogą uczestniczyć podwykonawcy lub firmy, z którymi wykonywane są integracje, np. ERP, w stosunku do których również należy ustalić zakres dostępu do przebiegu projektu. Nie możemy zapominać także o określeniu sposobu i zakresu komunikacji z otoczeniem, tj. np. z poprzednim dostawcą platformy e-commerce oraz z innymi Klientami.

Należy wskazać także Project Managerów oraz inne osoby decyzyjne, wraz z danymi kontaktowymi, po stronie każdej z firm biorących udział we wdrożeniu oraz narzędzia, za pomocą których się komunikują np. w przypadku Best.net jest to aplikacja Redmine, która pozwala na prowadzenie transparentnej i przejrzystej pracy nad projektem.

2.2. Cel projektu

Najważniejsze w rozpoczęciu prac wdrożeniowych e-commerce jest zdefiniowanie celu projektu, czyli po co chcemy mieć e-commerce oraz co chcemy dzięki e-commerce osiągnąć?

Klienci zazwyczaj mają wyobrażenia o tym jak system będzie działał, ale nie uświadamiają sobie jakie problemy ma rozwiązać czy w którą stronę ma rozwijać ich biznes.

Znalezienie odpowiedzi na pytanie jaki jest CEL jest kluczowe dla powodzenia całego wdrożenia.

Jeśli firma wdrażająca dowie się, jak coś ma działać, to wykona to tak, że będzie to działać dokładnie w ten sposób. Jeśli jednak dowie się po co, dlaczego i jaki jest cel, zmienia to zupełnie optykę działania, gdyż pod kątem określonego celu ustalana jest specyfikacja całego systemu oraz dopasowywane są odpowiednie funkcjonalności, zaś po jakimś czasie możliwe jest zmierzenie w jakim stopniu cel został osiągnięty.

Dodatkowo ludzie pracujący nad projektem, od analityków, przez project managerów, aż do back-end developerów, znając jego cel, są w stanie sami podejmować decyzje, dobierać odpowiedni narzędzia i środki.

Zamów analizę przedwdrożeniową >>

2.3. Charakterystyka użytkowników

Najprostszą charakterystyką użytkownika jest utworzenie profilu zawierającego informacje kim on jest.

Rodzaje użytkowników:

  • Konsument docelowy (B2C)
  • Klient biznesowy (B2B)
  • Administratorzy platformy – Dział Obsługi Klienta, Dział Handlowy, Magazyn, Dział Marketingu

Profil tworzony jest dla każdej z grup po to, aby:

  1. wszyscy użytkownicy projektu pamiętali kto będzie używał system w przyszłości
  2. wymagania funkcjonalne tworzone były z uwzględnieniem ich charakterystyki oraz potrzeb, np. wymaganiem funkcjonalnym może być możliwość wyciągnięcia z systemu informacji nt. tras transportu zamówień do Klientów. Wymaganie to może być szczególnie istotne dla pracowników magazynu, Działu obsługi klienta oraz Działu marketingu np. by możliwe było wyeksportowanie danych o lokalizacjach, datach, godzinach składania zamówień do systemu

Zamów analizę przedwdrożeniową >>

2.4. Procesy biznesowe

Zebranie procesów biznesowych zachodzących w firmie oraz dokładne ich opisanie to pierwszy najważniejszy etap analizy przedwdrożeniowej. Przykładami takich procesów są: ofertowanie, realizowanie zamówień, realizowanie dostaw itp.

Bardzo często jest tak, że dana organizacja działając od wielu lat na rynku ma świetnie wypracowane metody działania, natomiast nie są one w żaden sposób spisane. Każdy w organizacji zna swoje zadania i obowiązki, a przepływ informacji odbywa się właściwie.
Aby jednak firma wdrażająca e-commerce mogła odwzorować procesy w systemie do sprzedaży on-line, konieczne jest opisanie ich oraz usystematyzowanie w jednym dokumencie.

W zależności od opisywanego procesu należy przeprowadzić wiele rozmów i spotkań z osobami w dany proces zaangażowanymi i “wyciagnąć” od nich informacje dla nich oczywiste, a dla projektantów e-commerce kluczowe tj. detale dotyczące ich codziennej pracy oraz wykonywania określonych czynności.

Musimy wiedzieć kto w poszczególnych procesach bierze udział, jak długo one trwają, jaka jest droga przepływu danej informacji, na których etapach uczestniczy w procesie Klient docelowy oraz co dostaje itd. Dopiero posiadając te informacje wdrożeniowcy mogą prawidłowo zaprojektować działanie e-commerce w firmie, czyli odwzorować procesy lub zaprojektować je na nowo zgodnie z celem.

2.5. Wymagania funkcjonalne

Wymagania funkcjonalne to wymagania dotyczące istnienia lub braku danej funkcji. Zebrane zostają tu funkcje, które mają się pojawić w systemie, jak również te, których na pewno ma nie być (one pojawiają się także w części pt. Ograniczenia).
Określenie czego ma nie być w systemie jest tak samo ważne, jak określenie co musi się w nim znaleźć.
Znając wszystkie wymagania funkcjonalne możliwe jest określenie ich kosztów oraz podjęcie decyzji czy będą ostatecznie zrealizowane czy nie oraz na którym etapie.

2.6. Wymagania jakościowe

Określają jakość wykonania danej funkcji oraz sposób jej realizacji. Przykładem takiego wymagania jakościowego może być szybkość ładowania strony lub jej waga.

Wymagania funkcjonalne są bardziej techniczne i “twarde”, natomiast jakościowe są zdecydowanie bardziej “miękkie” i elastyczne.

Wymagania jakościowe są zależne od funkcjonalnych i na odwrót, muszą współgrać z nimi np. wymaganiem jakościowym jest grafika nawiązująca do wybranego motywu. Wiele firm może wykonać bardzo zaawansowaną grafikę, dodać odpowiednie widgety i w ten sposób spełnić to wymaganie, jednak w momencie, gdy część treści nie będzie widoczna dla Google, wtedy nie będzie spełnione wymaganie funkcjonalne SEO lub będzie sprzeczne z innym wymaganiem jakościowym, np. strona będzie się wczytywała w 20 sekund.

Warto także umieścić informację na temat braku wymagań jakościowych w stosunku do danych wymagań funkcjonalnych, po to, aby było to jasne dla obu stron.

2.7. Interfejsy użytkownika

Interfejsy Użytkowników określają jak system łączy się ze swoimi Użytkownikami. Każda grupa Użytkowników ma inne wymagania i potrzeby, w związku z czym system posiada wiele interfejsów, dostosowanych do potrzeb danej grupy.

W tej części analizy określamy jakie uprawnienia i funkcjonalności będą posiadały poszczególne interfejsy, a także przygotowywane są wizualizacje i prototypy każdego z nich, np. strona towaru, strona producenta, strona kategorii.

Przygotowując interfejsy Użytkowników na etapie analizy jesteśmy w stanie zachować spójność z wymaganiach funkcjonalnymi i jakościowymi. Grafik włącza się do komunikacji w projekcie w momencie, gdy wszystkie wymagania są ustalone i zebrane, dzięki czemu dokładnie wiemy jak dany interfejs ma wyglądać, zarówno frontend, jak i backend tj. panel administracyjny.

2.8. Interfejsy programowe

Interfejsami programowymi są wszystkie integracje tj. sposób w jaki platforma e-commerce (np. Extreme Commerce) przeprowadza komunikację jedno lub dwustronną z zewnętrznymi aplikacjami np. programami księgowymi, magazynowymi, produkcyjnymi, ale także z programami wspierającymi e-commerce np. Google Analitycs, live chaty czy porównywarki cenowe.

Jest to zarówno opisywane, jak i wizualizowane w formie czytelnych diagramów np. schemat generowania etykiet na produkcji.

2.9. Interfejsy sprzętowe

W tej części określamy w jaki sposób platforma e-commerce komunikuje się bezpośrednio z jakimś sprzętem np. ze skanerem (urządzenie wejścia) lub z drukarką etykiet (urządzenie wyjścia).

2.10. Ograniczenia

Tutaj umieszczamy, wspomniane przy okazji wymagań funkcjonalnych i jakościowych, elementy, które nie pojawią się w projektowanej platformie e-commerce. Istnienie pewnych funkcjonalności w systemie może wydawać się oczywiste dla Klientów, tak jak brak niektórych z nich, stąd konieczność jasnego wypunktowania funkcjonalności, które nie zostaną wdrożone.
Np. brak dostępności aplikacji na smarwatch`ach, brak wersji językowych, brak rejestracji dla Klientów przed dokonaniem zakupów.

Ograniczenia mogą być jednocześnie ułatwieniami w realizacji projektu, gdyż często brak określonych funkcjonalności będzie powodować większą elastyczność systemu, realizacja będzie mniej skomplikowana i dzięki temu także tańsza, np.

  • wyłączenie monitorowania zmian w cennikach, które wykonywane są z dużą częstotliwością. Dzięki temu system nie jest obciążony, działa szybciej.
  • ograniczenia dostępności serwisu do 95%, co także pozwala wprowadzić znaczące oszczędności.

Szukanie oszczędności odbywać się wspólnie z Klientem, gdyż to on najlepiej zna firmę, jej otoczenie i potrzeby związane z działalnością.

2.11. Testy

Testy realizowane są na poziomie całego projektu oraz na poziomie poszczególnych zadań. Opisanie planowanych testów daje Klientowi pewność, że system projektowany jest z dużą dbałością o szczegóły i utrzymanie wysokiej jakości.

  • Testy wydajnościowe wykonywane są na ogół na końcu projektu, gdy wtedy mamy gotowy, działający system ze wszystkimi jego funkcjonalnościami i możliwe jest całościowe spojrzenie na system, zależności zachodzące między poszczególnymi jego elementami. Wykonując testy wcześniej, konieczne byłoby oparcie się jedynie o prototypy i przyjęte założenia.
  • Testy jednostkowe – wykonywane są praktycznie przez cały czas realizacji projektu przez programistów. Ich celem jest sprawdzenie czy podstawowe elementy danego modułu działają prawidłowo. Dopisywane są one do poszczególnych funkcji systemu, np. w module koszyka muszą być przetestowane pewne stałe elementy, jak choćby nierealizowanie zamówienia przy wartości 0. Testy wykonywane są za każdym razem, przy wprowadzeniu każdej kolejnej zmiany. Są one zautomatyzowane i pozwalają na zachowanie spójności pomiędzy poszczególnymi modułami.
  • Testy akceptacyjne – ich celem jest sprawdzenie czy to co zamawiał Klient zostało zrealizowane. Mogą być realizowane zarówno przez nas, jak i przez Klienta. Polegają na ponownym “przejściu” wymagania po wymaganiu i określeniu czy zostały one zrealizowane czy nie. Wykonanie wymagań funkcjonalnych określane jest zero-jedynkowo.
    Możliwe jest także wykonanie testów akceptacyjnych przez Klienta. Wtedy należy uzgodnić z nim przebieg testów, abyśmy przed oddaniem aplikacji, testowali ją dokładnie w ten sam sposób, w jaki zrobi to Klient.
    Trzecią opcją jest włączenie Klienta w testy wykonywane przez nas, tj. Klient ma wgląd w pracę testera na każdym etapie.
  • Dodatkowo w ramach testów tworzone są checklisty. Działają one podobnie do testów jednostkowych, tyle, że te realizowane są przez programistę, natomiast checklisty przez testera. Ustalana jest lista funkcji, która jest testowana przy każdej, nawet najprostszej, zmianie wprowadzanej do systemu. Pomaga to eliminować błędy na bieżąco. Dzięki temu Klient wie, że strategiczne dla niego funkcjonalności zawsze działają prawidłowo. Do podstawowej checklisty, stworzonej na początku projektu, w miarę rozwoju projektu dodawane są kolejne istotne punkty, gdyż np. pojawiają się błędy, których nie byliśmy w stanie przewidzieć. Przeprowadzenie testów zgodnie z checklistą trwa, natomiast z drugiej strony daje pewność i bezpieczeństwo prac nad projektem.

2.12. Podsumowanie projektu

Analiza powinna zawierać także podsumowanie projektu tzn. opis zawierający jego cel, narzędzia, które zostaną użyte, kluczowe funkcjonalności, które znajdą się w systemie oraz, ramowy harmonogram działań.
Dzięki podsumowaniu wszyscy obecni, ale także przyszli Użytkownicy aplikacji mogą zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat wdrożenia, a w razie konieczności mają możliwość poszerzyć wiedzę zapoznając się z wybranym fragmentem lub całością analizy.

Masz więcej pytań? Cokolwiek pozostaje niejasne?

Skontaktuj się z nami

3. Przykładowy harmonogram przygotowania analizy przedwdrożeniowej

Ile trwa przygotowanie analizy przedwdrożeniowej? Co się dzieje po kolei? Na co Klient powinien się przygotować? Aby pomóc w odpowiedzi na te pytania zamieszczamy przykładowy harmonogram przygotowania analizy. 

Podane terminy są przykładowe, podane dla zobrazowania działań.

Tydzień 1 – uruchomienie projektu
  • 17.09.2020r. – przydzielenie zasobów (Best.net)
  • 18.09.2020r. – konfiguracja narzędzia do komunikacji i kontroli projektu (Best.net)
  • Potwierdzenie harmonogramu spotkań w kolejnym tygodniu
Tydzień 2 – identyfikacja wymagań
  • 19.09.2020r. – spotkania z kierownikiem projektu i osobami decyzyjnymi
  • 20.09.2020r. – spotkanie z dostawcą ERP i dostawcami innych systemów integrowanych
  • 21.09.2020r. – weryfikacja procesów biznesowych (spotkania z pracownikami)
Tydzień 3 – identyfikacja i analiza wymagań
  • analiza zgromadzonych materiałów
  • uzupełnienie dokumentacji po spotkaniach w poprzednim tygodniu
  • 03.10.2020r. – termin dostarczenia informacji wymagań Klienta
Tydzień 4 – analiza wymagań
  • analiza zgromadzonych informacji
  • konsultacje z Klientem
  • przygotowanie dokumentacji (zakres, budżet, harmonogram)
  • 12.10.2020r. – przekazanie dokumentacji Klientowi
Tydzień 5 – zakończenie analizy
  • weryfikacja przesłanej dokumentacji (Klient)
  • komunikacja, ewentualne uzupełnienia, uszczegółowienia (Klient/Best.net)
  • 18/19.10.2020r. – spotkanie, podsumowanie i szczegółowe omówienie analizy

Zamów analizę przedwdrożeniową >>

Avatar
Lidia Palusińska

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *